برای جلسات موفق، باید یک محیط کاری کاملاً مجهز و آماده فراهم کنید و راه‌اندازی اتاق کنفرانس بخشی جدایی‌ناپذیر از این محیط کاری است که باید به‌درستی مجهز باشد تا بتوانید جلسات خود را به‌آرامی اجرا کنید.
امروزه می‌توانید از میان بسیاری از راه‌حل‌های تجهیزات اتاق کنفرانس انتخاب کنید. از سیستم‌های کنترل هوشمند AV گرفته تا ابزارهای کنفرانس صوتی و ویدئویی که با ویژگی‌های بی‌نظیر جلسه شما را به سطح بالاتری می‌برند. هر یک از این محصولات می‌تواند به شما در بهبود بهره‌وری در طول جلسه کمک کرده و در شرکت‌کنندگان احساس مشارکت و تمرکز را ایجاد کند.
برای آشنایی با تجهیزات هوشمند راه‌اندازی اتاق کنفرانس، در ادامه با ما همراه باشید:
راه‌اندازی اتاق کنفرانس و سیستم کنترل AV
سیستم کنترل AV برای هر اتاق کنفرانسی ضروری است. این سیستم این امکان را به شما می‌دهد تا تمام تجهیزات صوتی و تصویری خود را از یک مکان مرکزی مدیریت کنید. با یک سیستم کنترل AV، می‌توانید به‌راحتی بین منابع ورودی مختلف سوئیچ کرده و صدا را تنظیم کنید و تنظیمات تجهیزات صوتی و تصویری خود را تغییر دهید.
برای تعیین اینکه چه نوع سیستم کنترل AV برای شرکت شما مناسب‌تر است، نیازهای تجاری خاص خود و تنظیم تجهیزات خود را تجزیه‌وتحلیل کنید. در بازار امکانات زیادی برای سیستم‌های کنترل AV حرفه‌ای وجود دارد. ویژگی‌های اصلی آنها عبارت‌اند از:
- مدیریت صفحه‌نمایش تلویزیون و سیستم‌های صوتی
- روشن و خاموش‌کردن چراغ‌ها
- روشن و خاموش‌کردن وب کم و بلندگوها
- روشن و خاموش‌کردن پروژکتور
- اتصال دستگاه‌های خارجی به سخت‌افزار کنفرانس
راه‌اندازی اتاق کنفرانس هوشمند و تخته سفید تعاملی
تخته سفید راهی عالی برای شروع جلسه شما است که با دادن فرصت مشارکت به همه به ایجاد یک محیط جذاب‌تر و سازنده‌تر کمک می‌کند. یک تخته سفید تعاملی برای هر اتاق کنفرانس ضروری است. با یک تخته سفید تعاملی، می‌توانید به‌راحتی ایده‌ها را به اشتراک بگذارید و در طول جلسه با تیم خود همکاری کنید. تخته سفید یکی از به رسمیت شناخته‌شده‌ترین، نمادهای اتاق جلسات در شرکت‌ها است.
White boardها یک محصول ضروری در ارائه‌ها هستند که به ارائه‌دهندگان کمک می‌کنند تا یک موضوع را با جزئیات بیشتر، یادداشت‌ها، تصاویر گرافیکی و یا … توضیح دهند.
به لطف فناوری‌های پیشرفته امروزه می‌توانید تخته سفید تعاملی را برای راه‌اندازی اتاق کنفرانس هوشمند و جلسات آفلاین و آنلاین با همکاران از راه دور یا مشتریان جهانی خود انتخاب کنید. این گجت هوشمند معمولاً شامل یک برد، یک صفحه‌نمایش و یک کامپیوتر است.
در طول جلسه، می‌توانید همکاران خود را از هرجایی به بحث‌ها در هیئت‌مدیره خود دعوت کنید. این به آنها اجازه می‌دهد تا فعالانه در بحث‌هایی که در اتاق کنفرانس شما در جریان است، شرکت کنند. آنها می‌توانند:
- یادداشت‌برداری کنند
- پروژه‌ها را پیگیری کنند
- ایده‌پردازی کرده
- اسناد را به اشتراک بگذارند
همچنین شرکت‌کنندگان می‌توانند کار تیمی خود را با استفاده از حالت‌های مختلف چنین تجهیزات پیشرفته‌ای، ساده کنند. به‌عنوان‌مثال:
- ارائه
- کنفرانس ویدئویی
- اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش و …
البته وایت برد هوشمند در اتاق کنفرانس به شما کمک می‌کند جلسات جذاب و کارآمدتری داشته باشید.
راه‌اندازی اتاق کنفرانس هوشمند با بلندگوها، میکروفون‌ها و تلفن‌های کنفرانس
اگر می‌خواهید میزبان یک جلسه سازنده باشید، کیفیت صدا در اتاق کنفرانس شما ضروری است. بلندگوها و میکروفون‌های مناسب می‌توانند تفاوت را ایجاد کنند. به خصوص اگر کاربران از مکان‌های مختلف سعی کنند در آنجا با هم کار کنند.
همان‌طور که می‌دانید کیفیت صدای ضعیف باعث ناامیدی می‌شود، افراد تمرکز خود را از دست می‌دهند و نمی‌توانند بحث را دنبال کنند. در نتیجه جلسه شما به یک فاجعه و اتلاف وقت و پول برای شرکت شما تبدیل می‌شود؛ بنابراین، باید برای راه‌اندازی اتاق کنفرانس خود از ترکیب مناسبی از بلندگوها و میکروفون‌ها استفاده کنید تا به صدای شفاف، واضح و با کیفیتی در جلسات خود برسید.
برای انتخاب مناسب‌ترین مجموعه صوتی، طراحی اتاق کنفرانس، اندازه آن و فرمت جلسات خود را در نظر بگیرید. اگر برخی از شرکت‌کنندگان از راه دور متصل می‌شوند، تجهیزات صوتی شما باید اکو، نویزهای پس‌زمینه و سایر صداهای اطراف را کاهش دهند.
بهترین مکان برای بلندگوها و میکروفون‌ها را در اتاق خود پیدا کنید، این مکان مناسب می‌تواند داخل سقف، روی میز کنفرانس یا در جعبه صوتی زیر نمایشگر باشد. توجه کنید که اگر میزبان جلسات مجازی نسبتاً بزرگی هستید، باید به کیفیت صدا توجه ویژه‌ای داشته باشید. انواع مختلفی از تلفن‌ها و میکروفون‌های کنفرانس در بازار موجود است که می‌تواند نیازهای کنفرانس شما را برآورده کند.
جمع‌بندی
راه‌اندازی اتاق کنفرانس هوشمند و تجهیزات ویدئویی‌اش یکی از مهم‌ترین قطعات فناوری برای هر اتاق کنفرانس است. با ویدئوکنفرانس، می‌توانید با همکاران و مشتریان از سرتاسر جهان، جلساتی رودررو داشته باشید. این می‌تواند به بهبود ارتباطات و همکاری بین اعضای تیم کمک کند.
واحد تولیدی صنایع الکترونیک افشار که با برند horand در بازار این محصولات فعالیت کرده و از جایگاه خوبی بین کاربران برخوردار است یک برند خوشنام ایرانی است که می‌توانید برای خرید دستگاه ویدئوکنفرانس هوراند به سایت نوآوران قسمت انواع تجهیزات راه‌اندازی اتاق کنفرانس مراجعه کنید.
منابع
https://www.mixvoip.com/essential-conferencing-equipment-for-your-smart-meeting-room
